資料作成の"考え方"が学べる!「世界のトップ10秒で納得させる資料の法則」 - SEMHACKs

資料作成の"考え方"が学べる!「世界のトップ10秒で納得させる資料の法則」

      2015/08/18

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「なんとなく」で資料を作成していませんか?

学校の授業でも資料作成などの授業はなく、体系的に資料作成を学んだことのあるひとは多くないのではないでしょうか。
私もそれに漏れず、社会人になってから会社の過去の資料や先輩の資料を真似るなど実務を通して学んできましたが、何が良い資料で何が悪い資料なのかよくわからないまま資料作成をしていました。

そんなのとき、「ソフトバンク・孫正義社長流 資料作りの極意を集大成」という帯が目につき本書を手に取りました。

秒刻みのスケジュールに追われ、資料にじっくりと目を通すひまなどない孫氏に提出する資料は、伝えたいことが即座にわかるものであることが必須条件だった

想像しただけでも息が苦しくなりそうですが、これほど良い悪いがはっきり分かる基準はありませんよね。

その資料、孫正義に見てもらえますか?

著者の三木雄信 氏はソフトバンクの社長室長に就任し孫正義 氏のもとで「Yahoo!BB事業の立ち上げ」などにプロジェクトマネージャーとして関わった方とのことです。
本書では10のケーススタディを主としていますが、これらのプロジェクトの実際の内容をもとに悪い資料、良い資料それぞれを解説しながら資料作成の考え方を学ぶことができます。

ケーススタディでは以下の各項目を、「どんな会社でも、どんな人にも応用できる」方法として解説されています。

・業務処理報告書:群管理でボトルネックを見つけ出す
・売上報告書:「上から目線」で経営の実態をあらわにする
・要因分析レポート:積み上げ面グラフで川下から改善要求しよう
・プロジェクトマネジメント型会議議事録:A41枚にひと目でわかる「構造」を作る
・プロジェクトマネージメントシート:工程を担当者単位でシンプルに管理する
・パレート図:数個の要因を取り除けば8割の問題が解決する
・回帰分析:経営者マインド(数字勘)を養う回帰分析
・プロセス分析シート:プロセスを定義し、各プロセスの歩留まり率に着目
・プレゼンテーション:数字の裏づけがある「ワンメッセージ・ワンイメージ」
・企画書:A4判1枚に結論から書き、数字の表現にこだわる

実例を題材にしているため、そのストーリーも引き込まれるものが多くさらっと読めてしまいました。

想像以上に多忙である孫正義氏にみてもらえる資料か?という基準をクリアした資料を題材としているため、実践的な法則が詰め込まれています。

なんのための資料作成なのか

パッと見て内容がつかめるか。本質を把握できるか。勝負はわずか10秒で決まる。

これは、孫社長や上司などに限った話ではありません。日々多くの情報を取捨選択している我々全員に言えることなのです。
ちょっと話がズレますが、相手の時間を奪っているということを認識しておく必要があるのだと個人的には考えています。

データから問題点を探り、資料を作成するようになる。そして、仮説を立て検証をし、その結果を次に生かしていく。

自身でも過去に資料を作成すること自体が目的になってしまっていたり、データを貼り付けただけのような資料を作ってしまっていたこともあります。そしてその資料を読み上げるだけの会議では何も生まれません。
なんのための資料か、ということをきちんと考え伝えたいことが伝えられる資料作成が必要ですね。

まとめ

資料作成方法というと、細かいTipsや多数のサンプルやテクニックをみせる書籍が多く、それらのテクニックをいつ使うのが効果的かの判断が難しく、一時の助けにはなっても根本的なスキルアップにはなっていないと感じていました。
しかし、本書はケーススタディも他の事例で活かせるものへ厳選されており誰でもすぐにでき、資料作成の"考え方"が学べる書籍です。釣った魚を与えられるのではなく、魚の釣り方を教えてくれる一冊でした。

「毎回資料をどう作成すれば良いか迷ってしまう」「本当にこの資料で言いたいことが伝えられているか分からない」といった、資料作成の考え方に自信のない方におススメの書籍です。

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